Bom dia,
Tudo depende do tipo de evento que pretendem organizar.
Mas imaginemos que vão para o "evento da moda": uma Maratona! Aponta aí :mrgreen: :
- Sondar na tua zona e não só, apoios para o evento (Junta(s) de Freguesia, Camara(s) Municipal(ais), Lojas, empresas, etc);
- Contactar Parques Naturais, proprietários de terrenos por onde possa passar o evento, etc...;
- Contactar Forças Policiais para corte de estradas, pré-partidas, cruzamentos, etc...;
- Escolher a data do evento de preferência afastada de um evento que possa acontecer na mesma zona, de um evento de grande sucesso, de um fim de semana "prolongado", etc;
- Garantir condições para receber os participantes: Parqueamento, Balneários, Secretariado, Zona de partida, Zona p/ refeições, WC´s...
- Definir o nº limite de participantes tendo em conta os apoios que conseguiram, as condições logísticas, etc...
- Definir o valor de inscrição de preferência com a opção de almoço e sem almoço;
- Arranjar um espaço na net para a promoção e com todos os dados relativos ao evento (regulamento da prova, fichas de inscrição, listas de inscritos, classificações, altimetrias, etc);
- Divulgar o evento com uma boa antecedência do mesmo (pelo menos 3/4 meses antes);
- Definir as distâncias dos percursos. Como em todas ou quase todas as Maratonas, há uma Meia e a Maratona. A Maratona na minha opinião deve ter à volta de 100km e a Meia à volta dos 50Km. Tudo também depende do relevo da zona podendo ser necessário diminuir ambas as distâncias em algumas dezenas de km´s. Se a zona for realmente muito dura, para além da Meia e Maratona poderão também pensar num passeio mais Familiar pois aparece sempre aquele que só anda uma vez por mês, aquele que nunca andou, crianças, etc...
- Podem também pensar nos acompanhantes (ex: Passeio Pedestre, passeio guiado, etc). Facultativo;
- Definir horários para todo o evento;
- Definir a forma como irão sinalizar o percurso (fitas, placas de mudança de direcção, placas de perigo, cal, tinta biodegradável, etc...);
- Garantir veículos TT de forma a dar apoio à sinalização do percurso, apoio a participantes, etc... (2/3 motos são quase imprescindíveis)
- Garantir assistência médica ou pelo menos 2/3 ambulâncias no local com socorristas;
- Distribuir zonas de abastecimentos pelas distâncias pelo menos de 20 em 20km. Se for em alturas de maior calor, garantir postos de água entre abastecimentos. Nas ZA´s deve constar pelo menos, águas, barras energéticas e fruta (bananas).
- Se optarem por classificações (acho que hoje em dia todas ou quase todas as Maratonas têm), garantir um bom sistema de controlo dos participantes, pelo menos 3/4 Postos de Controlo para a Maratona e 2/3 para a Meia.
- Arranjarem umas lembranças para os 1ºs classificados (facultativo);
- Lavagem de bicicletas com pelo menos 2/3 mangueiras;
- Dorsais ou melhor, frontais para todos os participantes com o nº de postos de controlo a serem picados, riscados, agrafados (como bem entenderem) e o mais importante de tudo, com os nºs de telefone da organização para alguma emergência.
- Termos de responsabilidade para menores de idade;
- Seguro para todos os participantes;
- Garantir que o percurso seja limpo o mais breve possível após o evento;
- Mais importante de tudo: uma Equipa com um bom nº de pessoal e pronta a trabalhar!
Assim por alto é mais ou menos isto. Claro que ainda há muito mais mas só por esta lista, podes ter uma ideia do trabalho que dá organizar por exemplo uma Maratona e acima de tudo, corra tudo pelo melhor.
Depois também existem outro tipo de eventos que envolvem muito menos meios. Passeios guiados, um Raid mais pequeno, etc... mas através desta lista que te dei, já podes ter uma ideia pelo menos de alguns aspectos que devem estar presentes em qualquer evento...
Cumprimentos e boa sorte!
Hugo Carvalho